Não, o MEI não é obrigado por lei a ter contador. Essa é a resposta curta, e ela costuma vir seguida de um "mas" vendido por quem quer o contrato. O "mas" existe de verdade — só que em três situações específicas, não sempre.
O que o MEI tem de obrigação
Pagar o DAS todo mês, mesmo em mês sem faturamento. Entregar a declaração anual do faturamento do ano anterior. Emitir nota quando o cliente for pessoa jurídica. E guardar o registro mensal de receitas, com as notas de compra e venda arquivadas.
É pouco, e é justamente por ser pouco que a maioria dos MEIs sem funcionário e com movimento simples toca sozinho — sem prejuízo nenhum.
Sobre o valor do DAS, um aviso: ele não é o mesmo para todo mundo e não é o mesmo todo ano. Muda conforme a atividade seja comércio, serviço ou as duas, e é atualizado quando o salário mínimo muda. Consulte o valor vigente no Portal do Empreendedor em vez de usar um número lido em algum lugar.
O que dá para fazer sozinho, e onde
Antes de decidir contratar, vale saber o tamanho real do trabalho.
No Portal do Empreendedor você emite a guia mensal, entrega a declaração anual, altera dados cadastrais e atividades, imprime o certificado de condição de MEI e dá baixa na inscrição.
A nota fiscal de serviço costuma ser emitida no sistema da prefeitura, com cadastro próprio. A de produto, quando exigida, depende do estado.
O registro mensal de receitas é uma planilha simples: quanto entrou no mês, separando venda para pessoa física e para pessoa jurídica. Não precisa de sistema.
Some tudo e o trabalho é de poucas horas por ano para quem tem movimento simples. É essa conta que precisa ser comparada com a mensalidade, não a sensação de insegurança.
As três situações em que vale contratar
Você tem funcionário. O MEI pode contratar uma pessoa, e a partir daí entram folha, FGTS, eSocial, férias e rescisão, além de uma contribuição patronal recolhida em guia própria. Os percentuais e o procedimento mudam por norma — confirme os vigentes. É a situação em que o erro sai mais caro que a mensalidade, com folga.
O faturamento está se aproximando do teto. Estourar o limite sem planejar é o problema mais caro do MEI. O teto muda por lei e pode não ser o mesmo para toda categoria — confirme o valor vigente para a sua atividade no Portal do Empreendedor antes de fazer conta.
Sua atividade emite muita nota ou é fiscalizada de perto. Volume alto de documento e obrigação municipal específica são onde o erro se acumula em silêncio por meses.
Estourar pouco e estourar muito não dão no mesmo
Este é o ponto que mais surpreende quem descobre tarde. O efeito de ultrapassar o teto depende do tamanho do excesso.
Se o excesso for pequeno, o desenquadramento vale a partir do ano seguinte, e você paga a diferença sobre o que passou.
Se o excesso for grande, o desenquadramento retroage ao começo do ano em que ocorreu — ou seja, o ano inteiro é recalculado como se você nunca tivesse sido MEI, no regime da empresa que você passou a ser. É a diferença entre um ajuste e um susto.
O corte entre "pequeno" e "grande" é definido em norma e pode mudar. Não conte com o cenário mais leve sem confirmar o percentual vigente com um contador — essa é uma das perguntas que mais se paga numa consulta avulsa.
O meio-termo que quase ninguém considera
A escolha não é entre mensalidade e nada. Existe a consulta avulsa: uma hora paga, uma vez por ano ou quando algo muda, para revisar três coisas — se o CNAE ainda corresponde ao que você faz, se a projeção do ano encosta no teto, e se já vale planejar a migração.
Para quem tem movimento simples, isso costuma custar uma fração da mensalidade anual e resolve justamente o que dá medo. Muitos contadores atendem nesse formato, mas nem todos oferecem: pergunte.
Quanto custa, em número
A mensalidade de MEI fica entre R$ 60 e R$ 150 — de R$ 720 a R$ 1.800 por ano. A conta a fazer é direta: uma única multa por obrigação entregue fora do prazo, ou um mês de folha feito errado, costuma custar mais que o ano inteiro de serviço.
Quando NÃO contratar
MEI sem funcionário, com poucos clientes e sem nota, que consegue reservar duas horas por ano para as obrigações, não tem o que ganhar com uma mensalidade. Contratar por insegurança é caro e não resolve a insegurança — o que resolve é entender as quatro obrigações da lista acima.
Também não vale contratar mensalidade para empresa parada, sem faturamento e sem previsão de retomar. O que ela precisa é manter a guia em dia ou dar baixa formal, e as duas coisas você faz sozinho.
E não vale trocar de contador porque o atual "é caro" sem antes conferir o escopo. Barato com escopo vago sai mais caro que caro com escopo escrito.
O erro que aparece antes de todos
O CNAE errado. O código da atividade define o regime permitido, a alíquota e às vezes a exigência de licença — e como o MEI tem lista fechada de atividades, quem se enquadra "no que mais parecia" descobre o problema quando precisa emitir uma nota que a atividade não cobre. Vale conferir o seu CNAE hoje, mesmo que você não vá contratar ninguém.
Se você já atrasou alguma coisa
Guia mensal em atraso pode ser regerada com acréscimo pelo próprio portal — não há por que deixar acumular, porque o acréscimo cresce com o tempo e a dívida pode ir para cobrança e levar à exclusão do regime.
Declaração anual entregue fora do prazo gera multa, e costuma haver redução quando você regulariza por conta própria, antes de qualquer intimação. Confira o valor no momento de emitir e não some a segunda pendência à primeira: quase toda regularização de MEI que vira caso grave começou com uma obrigação esquecida e doze meses de silêncio.
O que o contador não resolve
Ele cuida da obrigação. Ele não vai te dizer quanto cobrar, se o seu preço cobre o custo, nem se vale a pena crescer. Isso é outra função, e no NetworkLivre está em /categoria/consultor-financeiro.
Como decidir em cinco minutos
Responda quatro perguntas: você tem ou vai ter funcionário nos próximos seis meses? Sua projeção de faturamento do ano chega perto do teto? Você emite mais de umas poucas notas por mês? Você já perdeu algum prazo de obrigação?
Um "sim" já justifica pelo menos uma consulta avulsa. Dois "sim" e a mensalidade se paga.
Onde continuar
Em /categoria/contador estão as faixas de preço por porte, o que confirmar antes de assinar e como checar se o CRC está ativo. E se o seu caso for o segundo — faturamento perto do teto —, o post sobre escolher entre Simples, Presumido e Real, aqui no /blog, é o próximo passo natural.